「全社統一のPCとクラウドツールによる情報管理・共有」で、IPOを実現【PR】

DXの推進を阻む3つの壁

DXの推進を思い立った経営者であったとしても、単なる設備投資とは異なる視点を要するのがDX。そこに壁を感じることは少なくありません。実際に船井総研がコンサルティングを行う中で、DXを始めようとした際に向き合う課題は大きく3つ存在します。

①管理

②セキュリティ

③コスト

まず①管理について。DXとは何かソリューションを導入したら完了するわけではなく、「導入」「試験」「運用」「トラブル対応」など継続的な作業が必要となり、IT担当者に少なからず負担が発生します。まずソフトウェアの導入を行うだけでも、業務マニュアル作成やトラブル対応などさまざまな稼働が生じてしまうことから、DXはソリューション導入後の「管理」が担当者の大きな負担であることが課題となっています。

KDDIまとめてオフィスが行った「IT成熟度診断アンケート」によると、中小企業は「一人情シス」+「兼務」が基本で、実に8割の企業で「兼務が常態化」しているといいます。

管理について、多くの中小企業では限られた担当者への多大な負担で成り立っているのが実情です。

②セキュリティについて

DXは必要な情報をデータとして管理することから「保管の状態は安全か」も重要であり、その担い手の意識や姿勢も問われます。しかし、一般社団法人サイバーセキュリティ連盟の調査によると、「サイバーセキュリティ対策の必要性」について、会社平均全体で見ると70.1％が「必要である」と答えていながらも、一般クラスの社員は46.8％しか必要と答えていません。

半数弱のセキュリティに対する危機感が薄い社員もいる中で、すべてのデータをデジタル上でやりとりするとなったとき、セキュリティは担保されるのかについて、不安が生じます。たとえば、人の入れ替わりが多い業種や、秘匿性の高い顧客情報を取り扱う場合、より高いセキュリティ要件が必要となります。また、そうした高いレベルのセキュリティ設計にすればするほど、①の管理も大変になり、後述する③のコストも増大しがちです。

③コストについて

先述したDXレポートにも「老朽化した既存システム」の問題が挙げられており、DXの推進にはシステムのアップデートが不可欠です。

「IT投資の開始時期は早いほど高い経営利益率になる」と、中小企業庁の「中小企業の成長と投資行動に関するアンケート調査」にて明示されています。とはいえ、コスト面から、そう簡単には実現できない事情を多くの企業が抱えています。事実、MM総研の調査によると、2022年のPCの出荷平均単価は10万7,594円と、前年の8万4,336円から2万3,258円上昇。単価が10万円を超えたのは2008年以来、14年ぶりというのだから驚きです。

PCだけでなく、それをコントロールするシステムと維持管理する人員の費用もかかってきます。経営において切り離すことのできない「コスト」、それはツールやシステムを利用するDXだからこそ、重くのしかかります。

DXの推進を阻む3つの壁を解消し、会社の新たなステージ到達を実現した企業

本記事でご紹介するRecovery International 株式会社も、まさにこの3つの課題を抱えていました。

①管理について、IT担当者は現場の仕事も行いながらの兼任で、ITに関する知識のある人も同社にはいませんでした。先述の「IT成熟度診断アンケート」で最も多い形として挙げられている「一人情シス」+「兼務」の形です。

②セキュリティについても「あるべき姿」と「実情」には乖離がありました。

Recovery Internationalは業務で医療情報を扱います。医療情報は、企業が取り扱う個人情報においても高いセキュリティ要件が求められるものです。厚生労働省がガイドラインとして定める「厚生労働分野における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン等」によると「個人情報取扱事業者は、その従業者に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない」（厚生労働省「厚生労働分野における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン等」P32　法第21条）とされています。

これまでの業務でもセキュリティに関する問題は起こっていませんでしたが、扱う情報の性質上、この部分はおろそかにできないという想いがありました。

DXは多くの情報をデータで保管し、活用するため、DX環境を整備してもセキュリティを担保できるかは、先述の通り医療情報を扱う点からも非常に重要でした。

また、IPO実現の観点からも、上場企業に求められるセキュリティ要件を満たす必要がありました。

③コストについても、お金をかければ管理が容易になり、セキュリティレベルの高い設備が整えられると担当者は考えていましたが、それほど多くのコストもかけられないという、多くの中小企業が抱えている悩みがありました。

DXの推進を阻む3つの壁に苦しんでいたRecovery International。その解消に役立ったのが、Google™のPC「Chromebook™」と、Googleが提供するビジネス向けクラウドツール「Google Workspace™」でした。

3つの壁をクリアし、経営課題も解決できただけでなく、同社が創業時より目指していた「IPO」も実現することができたのです。どのようなプロセスを経てそれを成し遂げたか、ご紹介します。

事業拡大に伴い生じた「情報共有」という経営課題

利用者と家族が笑顔になるようなサポートを大切に、訪問看護やリハビリテーションを行っています。「在宅での看取りを増やしていくこと」「利用者様の健康寿命を延伸すること」「医療従事者がいきいき働ける職場環境を提供すること」が同社のミッションです。

訪問看護を行うスタッフは看護情報の記録が非常に重要になるため、利用者の自宅を訪問したスタッフが現場で得られた情報は常に本社側で管理する必要があります。

訪問看護を提供するRecovery Internationalが東京都内だけでなく、沖縄、兵庫、高知と遠隔地の拠点を増やしていくなかで、経営課題として生じてきたのが「社内の情報共有」でした。

業務の性質上、訪問看護の利用者情報はリアルタイムに共有できることが望まれます。とくに緊急の状況ともなればなるべく速やかに情報を得る必要があるため、情報共有の仕組みが重要であり、環境が整備されているか、いないかで大きな違いが生まれます。

同社は東京だけでなく地方にも拠点を展開しているので、拠点間でやり取りが必要になるケースもあります。実際に情報共有をスムーズに行えず、決定事項を伝達できない事態も起きていたため、情報ネットワークの整備は急を要する課題でした。

Recovery Internationalの取締役で、IT 導入・活用の促進役である情報システムユニットのリーダーも兼務する若田真氏は次のように述べています。

「医療や介護、そして当社のような訪問看護の業界は、他の業種と比べ IT 化が若干遅れていると感じます。昨今のコロナ禍でも行政と FAX でやり取りしていることが話題になりましたが、確かに、いまだに根強い紙文化が残っています」

IT化に関する同社の当時の状況は業界全体のそれと同じく、紙でのやりとりが多く、必要な情報がFAXで送られてくるのでまず情報の入手に時間がかかり、さらに、その得た情報の共有にも時間を要したり、最新の情報を担当者しか把握していなかったりといったことが起きていました。

同社が創業時より目指していたIPOを実現するためにも、情報の記録・管理と速やかな共有は大きな課題でした。

上場するならば、情報については常に最新のものにアクセスでき、必要に応じてすぐに取り出せる状態になっていることが求められます。

今後の成長や目指す姿を実現するためには、情報を効率的に管理し・速やかに共有できる環境を整えていくことが必須だったのです。

Recovery Internationalの現場での業務にも課題があったと若田氏は語ります。

「訪問看護はスタッフが利用者の自宅に赴いて仕事をするため事務所にいないことが多く、スタッフ間の情報共有が課題となっていました」

同社の訪問看護は24時間365日にわたり提供しますから、利用者へのサービス提供は複数のスタッフが行います。

利用者が現在どのような状況にあるかなど、次のスタッフへの引継ぎ事項といった情報はリアルタイムに共有できることが望まれます。とくに緊急の状況ともなれば、引き継ぐスタッフはなるべく速やかに情報を得る必要があります。

経営課題である拠点間の情報共有を促進するためには、現場の情報共有レベルも高める。それが課題解決に必要なことでした。

事業拡大に伴う経営課題を解決しIPOも実現し「ChromeOS と Google Workspace」

情報共有を実現するために重要なのは仕組みであり、環境が整備されているか、いないかで大きな違いが生まれます。

「人が増えて拠点も増えていく中で、情報ネットワークの整備は急を要する課題であり、IT を積極的に活用していきたいと考えました」と若田氏は明かします。東京都以外に3つの県に拠点を拡大した2017年のことでした。

課題の解決策の検討を開始してわかったのが、同社の各拠点の現場はPC 環境の管理が行き届いていない状態だったということです。

「中古の PC を各拠点の事務所で共有して使っていたような状況でした。起動に時間がかかり、動作も遅い。これでは各拠点を結ぶ仕組みを作り上げても、スタッフが利用するハードウェアとして心もとないので、まずは PC を入れ替えていくことが重要でした。同時に、離れた拠点に導入する新しい PC をどのように管理していくのかも課題になっていました」と、若田氏は語ります。

課題の解決策として同社が行ったのが、Googleが提供するPC「Chromebook」と、ビジネス向けクラウドツール「Google Workspace」の全社一斉導入ならびに「Chrome Enterprise Upgrade（CEU）」による管理でした。

Google Workspaceは、Google の提供するグループウェアとして利用可能な組織向けクラウドアプリケーションセットです。若田氏は次のように話します。

「各拠点でたくさんのPCを配布する上では、最終目標が本社集約型で、遠隔で管理できるということが構想としてあったので、もうChromebook一択かなと考えました」

CEUのGoogle 管理コンソールを使用すれば、1台のChromebookから組織のすべてのChromebookを遠隔で管理、設定できます。

2017年8月に同社は最初のChromebook5台程を購入。10月にはGoogle Workspaceを全社で導入して活用をスタートさせました。

Recovery InternationalはChromebook、Google WorkspaceとCEUにより、拠点間の情報共有が容易になり、本社の意思決定を遠隔の拠点にもスムーズに伝えられるようになりました。「クラウド上での共有を前提とした設計のPCを使用し、常に全員が最新の情報に触れることができる」環境を構築したことで、場所や人の情報格差を解消することができたのです。

2022年1月、Recovery Internationalはマザーズ（現東京証券取引所グロース市場）へのIPOを果たしました。上場企業には、会社が保有する情報の透明性が求められます。創業以来の目標であるIPOの実現にも、GoogleのPCやグループウェアが寄与しました。

実際に上場の審査の際も「これだけしっかり情報を記録・管理できているとわかりやすいですね」と評価を受け、審査もスムーズだったとRecovery Internationalの創業者であり、代表取締役社長の大河原峻氏は言います。

またChromebookで高いレベルのセキュリティを保っていることも評価されました。

若田氏は「IPOをする上では、クラウドベースのもので、自分たちがメインで管理をしなくても安全性が保たれるような環境を構築する必要があった」と語ります。セキュリティについては後述します。

実現できた「本社集約型の遠隔管理」と「従業員の時代に合わせた働き方の追求」

ChromebookとGoogle Workspaceが会社の情報共有をどのようにスムーズにしたかを、具体的に見てみます。

大河原氏はこう語ります。

「訪問看護のサービスは紙でのやり取りが多く、利用者のデータも紙で送られてくるような状況でした。たとえば緊急の訪問をするときに、必要な情報をクラウド上ですぐに見られるようになったことで、利用者の元に早く行けるようになるなど、そういった面でも効率化はすごく進んだかなと思います」

「具体的には利用者についての情報共有のほか、臨時訪問が入ったというスケジュールの変更の共有にGmail™、Google Chat™、Google スプレッドシート™も使用しています。

Google Workspaceは共有機能があるのでいろんなスタッフに一度に資料を共有できたり、Google Chatで写真も簡単に載せられたりするので、緊急訪問した時も以前の状態を写真で共有しておくことで、『こんなに変化がある』ということに気付いて、スタッフ同士の連携が非常にスムーズということは、医師や利用者様ご本人やそのご家族からも言っていただけています」

「Chromebookの導入で、従業員に共有する情報を議事録で残して管理する意識が上がり、また情報をクラウド上で見る癖がつきました。そういう面では効率化が非常に進んだと思っています。

私は会社経営において『従業員が働きやすいこと』を一番に考えています。こういったクラウド ツールを使って従業員が効率的に働けること、そしてワークライフバランスを大事に、これからの時代に合わせた働き方を追求していきたいと思っています」

ITに詳しくない人も使いやすい仕様で、トラブル対応も簡単、人的コストの削減に

ChromebookならびにGoogle Workspaceを選んだ理由について、若田氏は次のように話します。

「医療や看護の専門職は、IT に詳しい人はやはりそれほどいませんし、現状の業務スタイルをなるべく変えたくないという人も多いので、スムーズに移行できるソリューションという視点で検討しました。

その点、当社ではそれ以前からGmailやGoogleドライブ、Google Chatなどを利用していた経験があったため、本格導入に際しても Googleのサービスが最も移行しやすかった、というのが採用の一番の理由でした。

また、Chromebookは 安心・安全（セキュリティ）を担保しつつ、かつ一括管理が可能なことから、イニシャルコストを下げることができることを知りました。

会社に PC を管理できる人材がいないことが課題でしたし、今後の拠点増加を見越してスケールに伴う管理の手間やコストの増加も想定もしておかなければならなかったので、全国各拠点で使うPCとして、まさに “コレしかない！ ” と思い、導入を決意したのです」

Chromebookが浸透したのは、会社のPCを管理する立場の若田氏の思いが反映された結果でもあります。

「Chromebook自体がGoogle Workspaceで管理できるので、会社で定めたものでいろいろカスタマイズできるところがあります。その1つとして Chrome のブックマークを会社で1つ設けて、管理しています。

社員が例えばいろいろなソフトを入れてもその手前の段階でアクセスできないことが非常に多かったので、例えば各拠点に対しては『このブックマークが見られるようにする』管理部については『それにプラスしたソフトのURLでブックマークを付けていく』という形で、社内として統一的に『必要なものがここにある』と管理できていることが大きいかなと思っています。『どこにありますか？』という質問は、かなり減ったと思っています。

PC にトラブルが起きた場合、技術的にも、時間的にも、原因を特定しトラブルを解消するのは困難です。しかし、ChromebookとGoogle Workspaceの組み合わせであれば、壊れたら新しい Chromebookを渡し、いつも使っているIDとパスワードでログインするだけで同じ環境で、作業の続きをすぐに始めることができます。加えて、設定変更やポリシー適用もGoogle 管理コンソールで一元管理することができます。

実際に、キッティング（エンドユーザーがすぐに業務に使用できる状態にするために、PCやスマートフォンなどのデバイスに各種設定やソフトウェアのインストールなどを行う作業全般のこと）や配布を含め、管理面での苦労はほとんどありません。

Chromebookはキッティングが5分程度ででき、故障したあとの対応もかなり楽にできるようになりました。現在は人的コストについては0.5人ぐらいで回せているのはかなり大きいかなと思っています。

このほかにも、PCの使い方がわからない人でもリモートデスクトップで対応できるため、管理の負担は大きく減りました」

1台のキッティングに数時間を要し、会社全体での対応完了に数カ月かかるPCもあるのに比べ、Chromebookは設定が1台当たり1～数分程度で済むのが特徴です。

つい先日も約 10 台の新たな Chromebook の設定および拠点への配布が1時間程度で済み、若田氏は負荷の軽減を喜んでいます。

セキュリティについて「考える必要性がなくなった」

先程、高いレベルのセキュリティを保っていることがIPOの審査において評価された旨をお伝えしました。

「クラウドに情報を保管する」そのような機会が増えると気になるのが「セキュリティ」です。

PCのセキュリティについては、何か問題が起こらない限り意識されにくいですが、Chromebook の最大の強みと言えるのがこのセキュリティです。組み込み型のウイルス対策機能が最初から装備されているため、市販のウイルス対策ソフトを別途導入することなくマルウェアから自動的に保護されます。アップデートも自動で行われるため、ユーザーは常に最新かつ安全な状態でChromebook を利用することができます。

Chromebook は起動のたびに、マルウェアの侵入を受けていないか厳格なセキュリティ診断をバックグラウンドで行います。また、システムで改ざんや破損が検出された場合、自己修復機能によりOSが初期状態に戻されます。

Chromebook は全機種にセキュリティチップを搭載しており、すべての重要データを暗号化して漏洩を防ぎます。

それらの対策をしても、それでも万が一解決できない問題が発生した場合は、簡単な手順で工場出荷時の初期状態に戻すことができるほか、CEUで管理者による遠隔操作でデバイスを停止したり、アプリケーションを自動配布したり、アクセスフィルターをかけたりすることも可能です。

若田氏はこう語ります。

「Chromebookのセキュリティ面は、ほかのPCに比べて非常に高いので、“セキュリティ面について考える必要性がなくなった”という意味で、気持ちにゆとりを持てるようになったことが大きく変わった点だとと思っています」

「短期ではなくて中長期で考えると、すごくいいサービス」

大河原氏はChromebookならびにGoogle Workspaceの導入ならびに月々のランニングコストに関して語っています。

「ランニングコストの部分のところがこれまでかかっていなかったものなので、そういった面は少し気になりました。月額と最初のコストを考えてしまうのですが、時間外労働や、従業員の、長く働き続けていただく、情報共有をしっかりしていただくところに関してはすごくメリットがあるなと思うので、意外と安いなっていうふうに感じるようにはなりました。短期ではなくて中長期で考えると、すごくいいサービスかなと思います」

経済産業省の『DXレポート2.2』によると、「デジタルで収益向上を達成するための特徴」として「変革を推進するためには、全社を対象にトップダウンで一斉に実施しなければならない」「経営者は、ビジョンや戦略を示すだけでは不十分であり、社員が新しい仕事のやり方や働き方に順応できるように、判断の拠りどころとなる行動指針を示さなければならない」とされています。

Recovery Internationalは、ChromebookならびにGoogle Workspaceを若田氏の指揮のもとで一斉に導入しました。

「Chromebookを使用し、情報はGoogle Workspaceに共有する」という指針を示し、DXによる収益向上を達成するために必要な形を整えたのが、成功の理由と言えます。

事業の成長に伴い発生した経営課題を、統一のPCとクラウドツールで解決したRecovery International。

同社はさらなる成長の青写真を描いています。