地域に根ざす中広メディアソリューションズが営業部門を ChromeOS で変革し、生産性向上を実現【PR】
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2023.12.21
- フリーペーパー発行を軸に、地域に根づいた地元顧客の広告・販売促進をサポートする株式会社中広メディアソリューションズ。同社は、営業部門が長期間使い続けてきた PC の性能低下とそれに起因する業務の非効率化、そして紙資料を多用する状況に課題を感じていました。新たな営業向け端末として選定された ChromeOS によって、営業部門が抱えていた商談時や業務効率における課題の改善につなげた同社の取り組みを紹介します。
中広メディアソリューションズの発行するフリーペーパー（一部） 地域のフリーペーパー「ぱど」を発行する会社として 1987 年に前身となる株式会社ぱどを横浜で創業。「ぱど」は、翌年に神奈川地域で発行部数 500 万部を突破。他の首都圏にも地域を広げて 2004 年には 1200 万部を超え、ギネス記録にも認定された。その後、商号変更及びぱどから、 ARIFT へのブランド チェンジを経て 2022年 6 月、フリーペーパー部門を分社化し、中広メディアソリューションズとして出版・広告事業を展開している。
「DX のゴール」は「経営課題の解決」
同社の取り組みを見ながら考えたいのが「DX（デジタルトランスフォーメーション）」と「デジタライゼーション」の違いです。
経済産業省の『デジタルガバナンス・コード2.0』によると、DX の定義は「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」とあります。
経済産業省の『DXレポート２中間取りまとめ（概要）』によると、DX には３つの段階があります。
１、デジタイゼーション（Digitization）：アナログ・物理データのデジタルデータ化
２、デジタライゼーション（Digitalization）：個別の業務・製造プロセスのデジタライゼーション
３、デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）：組織横断/全体の業務・製造プロセスのデジタライゼーション、“顧客起点の価値創出”のための事業やビジネスモデルの変革
FAX を廃止するなどして物理データや業務プロセスの「デジタライゼーション」までを進め、業務を効率化することで DX が成し遂げられたと考える企業が多いのですが、デジタライゼーションにより「“顧客起点の価値創出”のための事業やビジネスモデルの変革」まで実現してこその DXです。
DX のゴールは「現場の問題解決」にとどまらない「経営課題の解決」であり、同社の事例はそれが行われた好例です。営業部門でどのようにDXを行い、それが経営課題の解決にどうつながったか、その取り組みを紹介します。
営業担当の PC 環境と管理状況を変えていく必要性
中広メディアソリューションズは現在、神奈川、埼玉、東京、宮城、山形の各都県でエリア別のおすすめの店舗紹介や地域・人にクローズアップした「ARIFT（アリフト）」などの紙メディアを発行するほか、デジタル教材や広告・集客・販促のプロモーション サービスも展開しています。「紙とデジタルの良さを組み合わせ、地域のお客様に伴走しながら販促につながる提案を行えるのが当社の強みです」と管理部部長の水田 亮氏は語ります。
同社では、以前から全社で Google Workspace を利用していたものの、従業員約90人の業務端末には他社 OS の PC を使っていました。営業部門の PC は導入から ５年ほど経過した旧機種で起動や動作が遅く業務に支障が出ていたほか、バッテリーも ５分程度で切れてしまい、持ち運ぶのは難しい状況でした。それに加えて、新人向けや交換用端末のキッティング作業にかなりの時間がかかっていました。「OS 更新時に時間がかかるため業務に支障が出てしまう場合も多く、また適切に OS 更新が行われないことによりセキュリティ環境が最新の状態に保てないことに課題を感じていました」（同社管理部 長谷川 崇氏）
使用していた端末の充電がすぐになくなってしまうため商談に PC を使えず、資料は紙に印刷したものを利用していました。また、端末を持ち運べれば出先で完結できる受注した企業情報の基幹システム登録や、原稿修正依頼などのためには、必ず帰社する必要があり、営業の負担が大きい状況でした。
管理・セキュリティと動作のメリットを評価し ChromeOS 導入
営業の PC が更新時期を迎えることもあり、同社では新たな端末の選定を模索していました。以前から Google Workspace でメール、スケジュールなどを使用していたほか、オンプレミス(社内)にファイルサーバを保有していないため、Google ドライブが重要な役割を果たしていました。これらの環境をより活用できるような端末を探し始めたところ、長谷川氏が「名前だけは知っていた」という ChromeOS 搭載の端末が候補に上がります。「営業では相手に画面を見せやすく、その場でタッチペンでの記入ができるタブレット型が使いやすいと考え、新しい端末はタブレット感覚で利用できるものを探していました」（長谷川氏）
中広メディアソリューションズが導入したChromeOS。要変更箇所をタッチペンで記入し、チームメンバーに共有できる
「2023 年 1 月に Google のオフィスを見学して直接 Chromebook に触れましたが、設定が容易で端末やユーザー情報を Google 管理コンソールに紐付けでき、さらにはリモートで端末を無効化できるなど、管理面に優れていました。さらに端末の安全性が標準で高く、ウイルス対策 ソフトを別途購入せずに済む点も魅力でした」（長谷川氏）
IT 部門の管理部は部長も含めて５名。 Chrome Enterprise Upgrade （ChromeOS 管理ライセンス）を利用してデバイス管理するが可能なことや、セキュリティソフト管理の保守運用費、人件費などの総保有のコストを考慮すると、メリットが大きいことから導入を決めました。
起動や動作が速く、バッテリーの持ちがよいChromeOSで、業務環境が大きく改善
2023 年 4 月、営業部門向けに 50 台の ChromeOS を導入します。Google のオフィス見学に経営陣が同行し、実際に Chromebook の使いやすさと実用性の高さを実感していたため導入はスムーズに進みました。現場への導入は、長谷川氏が各営業所に出向き、課ごとに基本的な使い方を説明しました。いままでの様にPCとしても使えるだけでなく、タブレット感覚でも使えるため、操作自体の周知に大きな苦労はありませんでした。ローカルにファイルを保存しないという考え方を理解するのに時間がかかる人もいましたが、導入前から Google Workspace を利用していたこともあり「それほど違和感はないはず。使っていけばそのうち慣れる」（長谷川氏）と説明し、導入を進めていきました。
ChromeOS導入の成果として、管理側は、端末の設定や管理が容易になりました。以前から使用していた営業１人１人のGoogle Workspace のアカウント情報とChromebook の紐づけを行ったことで、管理コンソールでの一元管理がしやすくなったためです。「常に最新の OS に更新されているので、セキュリティ面で端末ごとの安全性が高くなりました。また、１台１時間以上かかっていたキッティング作業が５分程度で終わるので、担当者の負担も大きく削減されました」（長谷川氏）
営業側も、端末の起動や動作が速くなり、バッテリーも一日中持つため業務環境が大きく改善されました。出先では、顧客から広告原稿の修正依頼があればその指示をタッチペンで記入しすぐに制作部門に共有できるため、原稿の修正で紙を使う機会が激減し、ペーパーレス化や印刷代の削減も進んでいます。ファイル共有も含めほとんどの業務をクラウド上で完結できることから、営業が受注した詳細情報を基幹システムに登録するためだけに会社に戻る、といった時間が削減されました。
その結果、商談や提案資料の作成などに集中できるようになり売上も伸びている、と水田氏は話します。営業以外の部門においても、共同編集を有効活用できるようになったことにより Google Workspace を使う意識が浸透し、クラウド上に情報が蓄積されるようになったと、社内全体への効果も評価しています。
端末の変更が、従業員のクラウド思考のパラダイム変換に
本記事の冒頭で「DX の目的は経営課題の解決」とお伝えしました。
ChromeOS の導入で中広メディアソリューションズの業務効率化や社員のマインドチェンジといった経営課題がどのように解決されたかを見ていきます。
代表取締役の釜薫氏は「情報の蓄積、共有による高度な活用が可能になった」と語ります。
「これまでは顧客情報管理の形が属人的で、その方法も社員個人だけでなく、営業所などによってもバラバラでした。そのため顧客情報が一元化されておらず、会社として情報が蓄積されることもなく、担当者を超えたレベルの活用もできていなかったのです。
ChromeOS の導入に際して、社員に会社が統一した顧客管理システムに すべての情報を入力してもらうことを開始しました。議事録も紙ではなく Google ドキュメント で作成してすみやかに共有する形を社員に習慣づけることで、蓄積されたデータの活用をしていくことができるようになりました。
たとえば退職者が担当していた顧客に再度アプローチする際、退職者がどこまで話をしていて、なぜ受注できなかったのか、どういった課題が生じていたかなどが記録からわかれば、課題の解決策など、それ以降の提案を会社として行うことができるようになりました」
個人に依るところもあったデータを共有、活用し、DXの定義である「業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立」が実現できるようになったのです。
「企業文化・風土の変革」について、長谷川氏は ChromeOS の貢献を次のように語ります。
「情報をクラウド上に保存することは他社の端末でも可能だと思います。他社の PC を使用していたときは『データの保存はデスクトップにダウンロードをする』という概念から解き放たれることがありませんでしたが、ChromeOS により『クラウドファースト、強制的にクラウド上に保存する環境が整った』のが、我々としては一番よかった点です。
端末の変更が、従業員の思考のパラダイム変換につながりました。DX で顧客情報を常時共有できるようになり、風土も変革したことで、業績も上がると見込んでいます。そして自社でうまくいった方法を、顧客に自信を持って提案していきたいと考えています」
ChromeOS は、DXを進めるための「ランニングシューズ」
ChromeOS の導入、活用による社員の行動、意識がどのように変わったかについても、釜氏は語ります。
「ChromeOS の活用以前は外出時にパソコンを持ち歩かない営業の社員も多かったのですが、今では当たり前のように、持ち歩くようになりました。
高品質な PC とサービスを導入することで、社員に意識の変化が起きていったと感じています。逆に、もし変化を起こしたいのであれば、先に高品質なサービスを入れてきっかけを作る・環境を整えるべきというのが、他の社長へのアドバイスです。
ChromeOS は『ランニングシューズのようなものだ』と、導入した後に感じました。よいランニングシューズを履くと、自然と前に進める。速く走れる。速く走れるので、もっと走りたいと思う。
DX も同じで、高品質なツールがあることで加速する、経営課題の解決につなげていけることを、ChromeOS を導入、活用したことで強く感じました」
中広メディアソリューションズ 代表取締役 釜 薫氏（右）と、管理部 長谷川 崇氏（左）
ChromeOS のさらなる活用も視野に
今後は他社 OS や端末、ソフトを使わなければならない部門を除いた内勤担当者への ChromeOS 導入も検討しています。同時に、Google Workspace の活用をさらに促進し、「理想としては会社全体でのペーパーレス化を実現したい」と水田氏は期待を示します。
今後は、事業としてデジタル広告など最新手法を使った領域での売上拡大も目指していると話してくれました。これまでは端末を持ち出せないことからデジタル広告の提案も紙で行っていましたが、Chromebookの導入により提案環境が整ったことをきっかけに、最新の販促手法も取り入れて地域の顧客のビジネスを力強くサポートしていきたいと、両氏は将来に向けた展望を語ってくれました。
