社長のための「地味だが役立つAI活用術」

執筆：社長online編集部 吉田伸

活用法1：名もなき「地味な書類作成」をビシッと終える

社長の業務は、大きな決断ばかりではありません。時には細々とした書類作成に手を取られることもあるはずです。AIは、こうした「地味で面倒な書類」の作成において無類の強さを発揮します。

例えば、取引先に商品見本や重要な書類を送る際などに同封する「送付状」。なくても問題はないけれど、ないと相手の印象が悪くなり、取引がうまくいかないなどのマイナスにもなりかねません。

かといってしっかり作るとなると、季節の挨拶を入れ、失礼のない言い回しを考えてWordに打ち込み、印刷した際にきれいに見えるよう体裁を整えなければなりません。さっさと終えたい作業にやたらと時間を取られてしまうと考えると、気が重くならないでしょうか。

このような仕事は、AIに任せてしまいましょう。GoogleのAI「Gemini」の実際の画面をもとに説明してまいります。

見本として手配する商品の送付状をAIに作成してもらいます。そのプロンプト（指示）の例が以下です。今回は見本なので簡略化している箇所もありますが、内容は要点のみ入れて「内容については文章として精査してください」と指示することで、AIが整えてくれます。

商品の送付状作成のプロンプト

また、商品のURLがあれば、それもあわせてAIに伝えることで、AIがそこから必要な情報を抜き出して盛り込んでくれます。

AIは「与えられた情報をもとに作成する」ことが得意なので、情報をしっかり与えることと、今回頼む趣旨やポイントとなることをしっかり伝えることで、よい仕事をしてくれます。

その指示をもとにでき上がってきたのが、以下のWordです。それらしいものが作られました。なお、今回は具体的なURLをAIに渡していないため仮のものが入っていますが、実際のものがあればそれに基づいてAIが商品説明などの文章を作成してくれます。

AIが作成した送付状。ところどころ直すべき点がある

ただし、これで完成ではありません。「1ページに収めて」と言っているにもかかわらず、ページが2枚にまたがっています。
また、「敬具」だけは右揃えにしたいところです。新たな指示をします。

AIに新たな指示を行う。Wordでの出力が可能

追加の指示を受け、でき上がった送付状。改善されている。

新たなものが上がってきました。1ページに収まりましたが「記」の下の1〜3がすべて左揃えなのが、レイアウト的に気になりますので直したいところです。しかし、これをWord上で直そうとすると、1と3の長さが合わず、より見にくくなるなどして、その調整には思いのほか時間を要したりするものです。これも指示をします。

3回目の指示を受け、新たなWordを作成してもらう

3つ目の送付状。指示が反映されていることを確認し、完成とする

でき上がってきました。あとはダウンロードをし、日付や宛名などこのときに必要な情報を入力すれば、完成です。

この手の書類はすでに使用してきたものがあるかもしれません。しかし、そのときに入れるべき情報次第でレイアウトが崩れると、その調整に時間を要します。それならば、新たな情報をもとにAIにレイアウトまで整ったものを作成してもらうほうが、速いことも多いものです。

AIの技術が向上した結果、「微調整をしてもらう」ことができるようになったことで、「かゆいところに手が届く」ようになってきています。それは「AIが使いやすくなった」ことを意味しています。

活用法2：社長の「言葉」を社内報や原稿に変換する

次にお伝えするのは「ちょっとした文章を作成する方法」です。これはAIが最も得意とすることで、これまでに試したことのある人もいるでしょう。
それがより簡単にできるようになり、また求めるものが作りやすくなっています。

社内報の巻頭言、ホームページの挨拶文、あるいは次回の朝礼の原稿など、社長が文章を書く機会は多いものであり、その業務には思いのほか時間を要するものです。
それらをAIに任せる具体的な方法をお伝えします。

文章作成で一番面倒なのは「ゼロから文章を書き始めること」です。しかし、すでに存在する文章を「手直しする」作業であれば、負担は劇的に下がります。
とはいえ、何かを最初に作ってもらうのも手間がかかります。その手間を、さらに減らします。

何かしら話したものを録音しておき、それをもとに文章を作成する方法をお伝えします。
「話す」のであれば、朝礼やちょっとしたスピーチ等で日々話す機会があることでしょう。
それらを、スマートフォンの録音機能などで記録しておきます。それをそのままAIに読み込ませるのです。

要約を作成してくれるアプリは多々ありますが、今回は「iPhone」と、Googleの「Gemini Notebook」を使用する方法をお伝えします。

iPhoneには「ボイスメモ」があるので、それを使用して録音を行います。
ボイスメモには「文字起こしを表示」「文字起こしをコピー」といった文字起こしを行う機能もありますが、今回は録音を直接文字にします。

iPhoneに「Gemini Notebook」のアプリをダウンロードし、そこに録音データをアップロードします。
その後パソコンでGemini Notebookを開き、指示をします。

すぐに文章が作成されるので、そのドラフトを読み、「ここは少し言い回しが堅いな」「このエピソードも追加しよう」と赤字を入れていくだけで、あっという間に社長の思いが詰まった文章が完成します。

なお、ボイスメモをGemini Notebookに取り込む際は、そのデータを一度変換する必要があります。
「共有」を押し「『ファイルに保存』」を選択、右上の「保存」を押すことで、iCloud Driveに保存が可能です。その場所に保存できれば、Gemini Notebookの「新規作成」の「音声」を選ぶことで、Gemini Notebookに読み込まれます。

また、Gemini Notebookの便利な点は、追加の読み込みができることです。朝礼や社員に指示をする際などに録音をし、それを次々に読み込んでおいてもらうことで、その内容をアップデートできます。
スライドや手元資料などがあれば、それも読み込ませることが可能です。

また、Gemini Notebookに質問をすると回答を得られるのも大きなメリットです。話したのは自分でも「あのときはなんと言っていたっけ？」となることはよくあります。
それも録音して読み込んでおけば、確認できます。
読み込んだものの量が多くなればなるほど、活用できる引き出しの数も多くなり、またその精度も高くなっていくものです。

「AIへの指示」がよくなると、部下への指示もよくなる

ここまでお読みいただき、「AIは使ってみたけれど、期待したようなものができたためしがない」「結局自分でやったほうが速かった」という経験をしたことのある方は多いでしょう。
ここで考えたいのは2つの点です。1つは「AIは日々進化しているので、以前はできなかったことが、今ではできるようになっている場合もある」ということです。

その1つが「微調整」です。以前は一度作ってもらったものが不出来でも「この部分だけ直して」と指示すると、全体がぐちゃぐちゃになってしまうことがよくありました。
今はだいぶ「この部分を修正してください」という指示も正確に反映できるようになってきています。

いくらAIが進歩しているとはいえ「ここはやはりこういうふうにしたい」「でき上がってきたものを見たら新たに変えてほしい部分が出てきた」と思うことはよくあるものです。
AIはそうした指示への対応も、だいぶできるようになってきました。

次に考えたいのは、一度目の出力が期待値以下のとき、それはAIが役に立たないからではなく、「指示が曖昧だったから」という可能性です。

「頼んだものとまったく的外れなものが上がってきた。だからAIはダメだ」と切り捨てるのではなく「AIがしっかりしたものを作るために的確な指示を出すにはどうすればいいか？」と考える。この訓練をしっかり行えれば、実は「人間の部下に対する指示出し（マネジメント）」も劇的にうまくなります。

AIへの指示出しにおいて、人間に対する指示と大きく異なる点があります。以下の表をご覧ください。

人とAIの出し方の違いを把握して指示を出すと、求めるものができ上がってきやすい

AIには人間のような「文脈を読んでくみ取ってくれる」という機能はない、あるいは極めて限定的だと考えてください。くみ取ることのできないAIにしっかり働いてもらうためには、書き手（社長）の頭の中にある解釈をAIに委ねず、「誰が読んでも一つの意味にしか取れない、明確でしっかりとした指示」をする必要があります。

また、人間ならばあまり何度も指示を送ると「またか……一体いつになったら終わるんだろう？」と相手も人ですから思うものです。
そうなると、指示をする側も気をつかいます。「このくらいにしておこうか」とも思うものです。
AIは何度指示を送っても、嫌な顔一つせずに、やる気を落とすこともなく新しいものを作ってくれます。

AIの人間にできない強みは「すぐに作り上げること」ですから、いきなり完成を目指すのではなく、上がってくるものに新たな指示を送り、すぐにでき上がるものをチェックして次にお願いしたいことを伝える。それを繰り返すことで、完成へと近づいていきます。
「AIには10回くらい指示をする」つもりで臨んでください。

「何度指示を出し直しても、どうもピント外れな回答が続く……終わりがまったく見えない」
そんな泥沼にはまったときは「新しいスレッド（チャット画面）を立ち上げ直す」のが有効な方法です。
いくら微調整をあとから行えるようになったとはいえ、一度AIが受けた指示につまずくと、その後何度言ってもピントの外れたものになることがあります。
その際は、いつまでもその状態を引っ張らず、新たなチャットを立ち上げて、そこに指示を送るようにします。
それだけででき上がってくるものが劇的に改善することは珍しくありません。

また、それまでのAIに何度も指示を送る中で蓄積・整理された条件を箇条書きなどにまとめておき、改めて伝えることで、これまでよりもはるかによいクオリティのものを作ってもらえるようになります。

「AIがよい仕事をする」のは、あなたの指示がよいからだ

真面目で責任感の強い社長ほど、こう思うかもしれません。

「自分の仕事や、会社の大事な文章をAIに任せて終わらせるなんて、手抜きではないか？」

その気持ちはよくわかります。仕事において大事なことをしていないのではないか？ その思いにとらわれたり、AIが作るものの出来に不安を抱いたりするのは当然のことです。

 

ここは認識を変えてみていただきたいと思います。「AIがしっかりとしたアウトプットを出してくるのは、自分の用意した素材（インプット）が優れており、自分の出した指示（ディレクション）が的確だったから」にほかならないのです。

AIに提供した素材が中身の薄いもので、また行った指示が不明瞭であれば、AIが出力するのはピントの外れた、クオリティの低いものです。きちんと考えて、しっかりした素材を用意し、的確な指示を出していれば、AIが作り出すものは高品質かつ、すぐに完成するものです。

AIに「難しいもの」という印象を持つ人は多くいます。次から次に新しいものが出てきて、日々できることも増えていっています。
AIでできることはいろいろありますが、実は地味で面倒なことにも強さを発揮します。

それらの仕事をAIに託すことで、社長が奪われる時間は減ります。ぜひそのような「人間でも時間さえかければできる仕事」を「AIの力を利用し、できるだけ自分の時間をかけずに終える」ことを目指していただきたいと思います。