できる社長のGmail活用術12選：メール処理を極限まで減らす業務効率化の極意

思考の負担をゼロにする「アーカイブ」「スヌーズ」「ToDo」

アーカイブ：受信トレイを「空」に保つ

まず声を大にしてお伝えしたいのは、受信トレイは常に「空（ゼロ）」に保つべきだということです。これだけで、対応漏れのリスクは90％以上低減できます。

既読と未対応のメールが混在していると、画面を開くたびに「次に何をすべきか」を再考せざるを得ず、脳のリソースを浪費してしまいます。

そのため、処理が終わったメールは、受信箱の左上のチェックボックスで「すべてのメールを選択」し、アーカイブします。

アーカイブは削除ではなく、「すべてのメール」という見えない棚にしまう機能です。検索すればいつでも探し出せます。

アーカイブするには、下矢印が書かれたアイコンをクリックします。スマホアプリの場合はメール一覧から横にスワイプしていくことでアーカイブが可能です。

このボタンから個別にメールをアーカイブできる

スヌーズ：未来の自分へパスを出す

いや待てよ、と。あとで見返すべきメールまでアーカイブしてしまったら大変だろう、と。その気持ちもよく分かります。

そんな時には「スヌーズ」と、後述するTodoが有効です。

会議資料や面接に来る人の履歴書、セミナー入場用のQRコードなど、明日以降に見直したいメールには「スヌーズ」機能が便利です。

メール画面上の時計マークを押し、任意の期間にリマインドしてもらうように設定します。

指定の日時までメールを視界から消すことで、「覚えておかないといけない」という負担感が軽減できます。さらに必要なタイミングで自動的にトレイの最上段へ戻ってきます。

受け取ったメールだけでなく、下書き中のメールにもスヌーズを適用できます。

スヌーズは「明日」「週末」「来週」など自動でおすすめしてくれるほか、任意の時間にすることも可能

ToDoリスト：期日のない案件を切り離す

対応日時が決まっていないが、忘れたくないメールは、「ToDoリスト」に登録するのがおすすめです。

チェックマークのアイコンからToDoリストに追加する

メールの画面右側からToDoリストに追加するだけで、やるべきことを簡単に管理できます。Googleカレンダーと連動させ、日時指定してリマインドすることも可能です。

ToDoリストは画面右側のアイコンもしくはToDoリストのサイト、またはアプリから確認できる

「PDF資料をPCでじっくり見てから返事しよう」「今度の新幹線移動中にまとめてチェックしよう」などの対応がしやすくなり、忘れるリスクも減ります。

営業メールの煩わしさゼロに。「自動振り分け」「ラベル」と「ミュート」

自動振り分け：重要度の低い情報を遮断する

営業メール。ニュースサイトのメルマガ。ECサイトのセール情報。人材紹介会社の求人案内。

そんな重要度の低いメールのなかに大事な連絡が混ざると、見落として、対応が遅れ、相手の信用を失うこともあります。そこで活用したいのがフィルタ機能です。一度設定するだけで、不要なメールが受信箱を通過してくれます。

設定は3ステップです。

①読む必要のないメルマガを開いた状態で、縦三点メニュー（その他）を押し「メールの自動振り分け設定」を押す

②右下の青字「フィルタを作成」を押下（画像一部加工）

③上の2つにチェックを入れたフィルターを作る

この設定をしておけば、余計なメールが受信トレイを通過し、そのまま既読になります。

もちろんメール自体は届きますから、検索すればそのメールを探し出すことができます。

ラベル：「社員の日報だけ見たい」など特定のメールだけひとまとめ

「いつかまとめてチェックしておきたい」というメールには「ラベル」機能がおすすめ。

「フィルタを作成」を押してから、上から4番目の「ラベルを付ける」を押し、任意のラベルを設定します。これで自動でラベルを貼ることができます。

船井総研では、この機能を日報で活用しています。社員の日報は「日報」ラベルに自動で振り分けられ、マネジメント層がいつでもまとめて読み返せるようにしています。

ミュート：進行中の「ノイズ」を消し去る

CCに自分が入っているものの、部下が全部対応していて、読む必要がまったくない…そんなスレッドには「ミュート」機能を適用します。以降、そのスレッドに新しい返信があっても受信トレイには上がってこなくなり、通知のノイズから解放されます。こちらも、検索すればいつでも確認可能です。

メールを超特急で処理するために。「自動表示」「ショートカット」「テンプレート」「AI」

隣のメールを自動表示して時短

デフォルトでは、メールをアーカイブすると「受信トレイの一覧」に戻ってしまいますが、設定画面から「自動表示」を設定しておくことで自動で次のメールを出せます。受信トレイに戻るステップを省き、時短になります。

設定方法は、設定→全般の「自動表示」からボタンを押すだけ。

「次の（新しい）スレッドに移動する」にすると、そのメールより後に届いたメールが、「前の（古い）スレッドに移動する」にすると、そのメールより前に届いたメールが自動で表示されます。

おそらくほとんどの方がメールを上から順にみていくと思いますので、1つ下のメールを自動表示する「前の（古い）スレッドに移動する」を選ぶのがおすすめです。

ショートカットでマウス操作なしのメール対応が可能に

設定画面からキーボードショートカットを「ON」にするだけで、処理速度が劇的に上がります。

よく使うキーは、R（返信）、E（アーカイブ）、J・K（上下のメールへ移動）あたりでしょうか。

朝、メールチェックの際は、メールを見てどうでもよければ「E」で1つずつアーカイブ処理、受信箱に残しておくべきならJまたはKで隣のメールに移動、返事がいる場合は「R」で返事を書くという流れです。

これだけでも処理速度は数倍になります。

覚えておきたい基本のショートカットは次の通り。（Windowsの場合）

MacBookの方や、もっと上級のショートカットを知りたい場合は、Googleの公式ヘルプページをご覧ください。

テンプレート

よく使う返信文は、テンプレートとして登録しておくと便利です。

メール作成画面から、縦三点のボタン（「その他のオプション」）を押し「テンプレート」を選ぶことで、登録や挿入ができます。

「承認します。進めてください」「内容確認しました」「ありがとう、よく頑張った」といった決まり文句を登録しておくことで、数クリックで返信が完了します。また日報や会議資料など、メールの体裁がある程度決まっているテーマのメールもテンプレート化し、少しの手直しで送信できるようにしておくと、効率がさらに上がります。

ちなみに、自動表示やテンプレートが利用できない場合は設定の「詳細」タブを確認してください。設定が「無効」になっている場合があります。

AIサポート

Gmailの一部の有料プランでは、AIによるメール作成のサポートを受けることができます。メールの作成画面で青く明滅するペンのようなアイコンがあれば利用できます。

青く明滅するペンのようなアイコンがあれば利用可能

ペンのアイコンを押すとテキストボックスが表示されるので、返事したい内容を簡単に書きます。それだけでビジネス体裁のメールが出力されます。

例えばこちらのメールの返事をご覧ください。

※画像一部加工

ちゃんとしたメールですが、自分はこのメールを書くにあたり、AI相手に「面白いニュースをシェアしてくれてありがとうというメールを書いて」としか伝えていません。

しかしAIが文脈を理解して、メールをほぼ完成させてくれます（まだ発展途上なのか、多少の手直しは必要です）

「AI活用が大事と言うが、いったい何から手を付ければいいんだ！」とお悩みの方はぜひGmailから着手してみてください。効率がまったく違います。わかりやすさ、失礼にならない言いまわし、誤字脱字などの悩みはほぼゼロになります。

出来る社長は気遣い上手！「予約送信」と「件名タグ」

予約送信：部下の「つながらない権利」を守る

近年、「つながらない権利」という言葉が普及しつつあります。勤務時間外に届いた仕事上のメールや電話への対応を、労働者が拒否できる権利です。

（参考記事：独立行政法人労働政策研究・研修機構「約7割が社内の人から勤務時間外に連絡があると回答 ――マイナビの「つながらない権利をめぐる個人の本音と企業の実態調査」集計結果」）

社長が不用意に深夜や休日にメールを送ると、社員は休日も仕事気分が抜けず、プレッシャーを感じますし、「土日も働かされるブラック企業」というレッテルを貼られるリスクがあります。

かといって下書きのまま放置すると、送信自体を忘れるリスクがあります。思い出すのも手間です。

そこで、Gmailの送信ボタンの右側、「▲」ボタンから「送信日時を設定」を選択し、送信時間を翌営業日の始業時間などにセットします。

送信日時を設定

こうすれば、社長のひらめきを逃さず、かつ部下のプライベートな時間を守れます。送信前であれば何度も予約の取り下げや修正が可能です。

件名タグ：相手の時間を奪わない

最後にGmailでなくとも活用できる工夫として「件名のタグ」をご紹介します。

メールを開かなくても概要がわかるように、件名の冒頭にタグを付ける工夫も効果的です。【共有/返信不要】【承認依頼】【至急】などです。

相手の時間を奪わないための気遣いとしてすぐ取り入れることができます。

こうした小さな積み重ねが、多忙な日常に確かな「余白」を生み出してくれるはずです。