業務効率化を実現する、システム導入と進め方のコツ

大規模刷新より「スモールスタート」でプロジェクトに慣れる

業務の整理がついたとしても、いきなり「基幹システムの総入れ替え」のような大掛かりなDXを目指すのはリスクを伴います。なぜなら、社内のメンバーがプロジェクト型業務の運営に慣れていないことが多く、ベンダーの言いなりになってしまったり、通常業務に追われて後回しになってしまったりするからです。

そこでおすすめしているのが、まずは小さなプロジェクトで経験を積むことです。従業員100名規模のある企業では、5年後に基幹システムを刷新することをゴールに据えつつ、最初の1年目にあえて「名刺管理ツール『Sansan』の導入」といった、シンプルで影響範囲の限定されたプロジェクトからスタートしました。CRM化といった大きな話ではなく、「Sansanを使って名刺データを取り込む」ことがゴールです。

これはシンプルに見えるかもしれませんが、はじめの一歩として重要です。サービスの選定から要件定義、ベンダーとの交渉、社内周知といった一連のプロセスを小規模に経験することで、担当者がプロジェクトの進め方に慣れていきます。この積み重ねが、数年後の基幹システム刷新や、CRM導入を無理なく進める土台してい領域となっていきます。

社内への定着は、アナログな呼びかけが効果的

システムは導入して終わりではありません。当然ですが、現場に定着して初めて効果を発揮します。

定着を促すために効果的なのは、週1回程度、利用状況を振り返るミーティングを設けたり、朝礼や定例会議で継続的に声かけを行うことです。なんともアナログな手法ですが、実際にはいちばん効果的です。こうした地道なフォローを続けると、早い企業では2~3か月で新しい仕組みが定着していきます。

営業部門などは「システムを使わなくても個人のスキルで成果が出せてしまう」ので、新しいツールの浸透がほかの部門に比べて遅れがちです。こうした場合は、（やや強引ではありますが）「システムで日報を提出しなければ交通費の精算ができない」といった、業務フロー上やらざるを得ない仕組みを整えることも1つの方法です。

また、プロジェクトのキックオフ時には、経営者自らが「会社にとって重要な取り組みである」とメッセージを発信して号令をかけると、推進力が増すことがわかっているので、ぜひプロジェクト開始時には直接従業員に声かけをしていただきたいです。

明日から始められる業務改善への第一歩

DXやAI導入時に「とりあえず新しいツールを探す」のはおすすめできません。現状の業務を見直さずにシステムだけを新しくしても、「現場の担当者が結局Excelで別管理をしている」といった事態が起こりやすいからです。

どの企業でも「システムを入れたい」と思うに至ったきっかけや理由があるはずです。まずはその背景を言語化しておくことが非常に大切です。「なぜ今なのか」「何を解決したいのか」を掘り下げることで、本来のゴールが明確になります。システム導入は目的ではなく、そのゴールに到達するための手段だからです。

正しい順番で業務効率化を進めた企業では、結果的に、当初想定していたシステムとは違うシステムを導入することになったケースも珍しくありません。

また、経験則からいえるのは、いきなり完璧なシステムを求めるのではなく、「機能が少し足りない」と思える程度のスモールスタートが、実運用には適していることが多いということです。壮大な絵を描くことも大切ですが、数年がかりで取り組むことを前提にして、まずは目の前の実務を効率化することを考えるほうがおすすめです。